كيفية تنظيم الوقت وترتيبة بطريقة ممتازة

الوقت هو أغلى شيء يمكن ان نملكه في الحياة . ومن الضروري تعلم كيفية تنظيم الوقت وإدارته بشكل صحيح, لأن تنظيم الوقت هو تنظيم للحياة والحفاظ عليها, لأن الحياة عبارة عن وقت,والإنسان المحافظ على وقته دائما ما يكون ناجحا في حياته وأكثر سعادة عن غيره .

 لقد قضيت كثيرا من الوقت وأنا اكتب موضوع عن كيفية تنظيم الوقت بشكل فعال, حتى اعطيكم الخلاصة التي تستفيدوا منها اقصى استفادة, لأننا نحتاج تنظيم الوقت للدراسة وللعمل والكثير من النشاطات المختلفة في حياتنا.

خطوات تنظيم الوقت 

كيفية تنظيم الوقت وترتيبة بطريقة ممتازة 

1.مراقبة الوقت

 يجب عليك اذا اردت أن تتعلم كيفية تنظيم الوقت أن تعرف أين يذهب وقتك بالضبط ,ومع من تقضية ,وهل هناك فائدة من وقتك الذي يمر خلال اليوم. فللأسف أغلب الأشخاص عندما يراجعوا ويدققون في وقتهم يجدوا اغلبه اذا لم يكن بأكمله يذهب دون أدنى فائدة.

صحيح أن الإنسان بحاجة الى أوقات يرفه عن نفسه ,ولكن هذه الأمور التي تساعده على الترفيه قد تتحول مع مرور الوقت الى إدمان اذا لم يكن هناك وعي كافي .

 مثال على هذا الأمر استخدام الهواتف الذكية ومواقع التواصل الاجتماعي التي لو قمنا بحساب الساعات التي نقضيها عليها تفاجأنا بكثرتها.

اذا من الضروري مراقبة الوقت أين يذهب ,لان معرفة ذلك يساعد وبشكل كبير في تصفية الذهن من الأمور والأشياء التي لا تعطي الفائدة ,بالتالي تفرغ لنا مساحة جديدة ويصبح العقل مهيئ لإدخال أفكار ومهام جديدة.

2. تقسيم الوقت 

بعد معرفة أين يذهب وقتك خلال اليوم ,نقوم بتقسيم اليوم الى ثلاثة فترات متعددة يسهل عليك إدارة الفترات وتوزيع المهام فيما بعد .

على سبيل المثال نقوم بتقسيم اليوم الى ثلاث فترات ,الفترة الأولى من الساعة 8 صباحا الى 2 ظهرا ,الجزء الثاني من الساعة 2 ظهرا الى 7 مساء ,الفترة الثالثة من الساعة 7 مساء الى الساعة 11 مساء. وليس شرطا ان تكون الفترات نفسها فكلا لدية نظام حياة خاص به ,لكن هذا مثال لتوضيح الفكرة.

من خلال الفترات السابقة دقق كم من الوقت المتاح لك فيه ,لكي تستطيع بعدها إدخال المهام والأعمال الخاصة بك في تلك الأوقات المتاحة.

3.تجهيز لائحة الأعمال والمهام 

هذه هي احدى اهم خطوات تنظيم الوقت , بعد تقسيم فترات اليوم , وتحديد أوقات الفراغ كما تحدثنا سابقا عليك ان تأخذ ورقة وقلم, ثم تبدأ بكتابة المهام والأعمال التي تريد القيام  بها خلال تلك الأوقات المتاحة.

قد يكون عدد المهام اكثر مقارنة بالوقت الذي سنحصل علية خلال اليوم, ولا يكفي لإنجازها بأكملها, لكن لا داعي للقلق سنتحدث عن حل هذه  المشكلة بالتفصيل  فيما بعد.  يكفي الان أن تحدد جميع المهام التي تريد إنجازها.

4.توزيع المهام والأعمال 

إن معرفتك الطريقة الصحيحة لتوزيع المهام والأعمال في الجدول مهم لتعلم كيفية تنظيم الوقت بشكل صحيح .بعد تقسيم الوقت , وتحديد المهام والأهداف التي تحدثنا عنها في الفقرتين السابقتين, سننتقل الى خطوة توزيع المهام في الأوقات المتاحة. هناك نوعين من هذه المهام :

مهام طويلة الأمد: وهي التي يكون وراءها هدف كبير مثل بناء مهارة معينة او إتمام تخصص معين وغيرها, وهذه المهام  تستغرق منا وقت كبير, ربما أيام, وربما شهور, او حتى سنوات للوصول للهدف الأساسي. 

حدد أهداف طويلة الأمد وابدأ برسم طريقك للوصول اليها عبر أشياء يتم عملها بشكل يومي ,وبمرور الوقت والمداومة على فعل مهام يومية ولو بسيطة ستصل بعد فترة الى هدفك الأساسي. اختر المهام وضعها في وقت يناسبك في اوقاتك المتاحة بحث تشعر في ذلك الوقت أن عقلك مهيئ لأخذ ذلك النوع من المهام.

مهام قصيرة الأمد: وهي المهام التي لا تستغرق منا وقت كبير لأنهائها مثل زيارة احد الأقارب ,او الجلوس مع العائلة. بالنسبة للمهام قصيرة الأمد ستحدد الأولوية منها من حيث الأهمية والوقت المناسب لأدائها.

5.التخطيط المسبق

إن وضع خطة مستقبلية بالأعمال والمهام التي تريد تنفيذها امرا مهم جدا  قبل بدأ اليوم الجديد لتنفيذ تلك الخطة ,لان ذلك يساعد على تهيئة النفسية والمزاج لتنفيذ المهام بكل سلاسة, ويساعد أيضا على إعطاء الخطة الوقت الكافي لتفكير بها, وبما تحتويه من مهام وأعمال , لا نك ربما نسيت كتابة عمل او مهمة ما, أو قدمت عمل على عمل اهم منه.

فإن لم تفكر بحل لمثل هذه المشكلة قبل الدخول في تنفيذ الخطة سيزيد تشتتك الذهني ,ويصبح الوصول إعادة ترتيب الخطة امرا معقد أكثر من ذي قبل, وربما وقعت في اختيارات وقرارات خاطئة بسبب هذا الأمر. لذلك يعد التخطيط المسبق أسلوب مهم من أساليب فن إدارة الوقت.

  

6.تخلص من المشتتات

الأمور المشتتة للتركيز كثيرة للغاية ,وتختلف هذه المشتتات من شخص الى أخر فالبعض يجد مصدر تشتت أفكاره هو اصدقاءه الذين لا يدعوه وشأنه ,دائما حياتهم عبارة عن ترفيه وتسلية ويسعون لعدم ترك المجال لصديقهم بأخذ راحته في حياته.

ما عليك سوى أن تبتعد عنهم وتقطع تواصلك معهم الى حين إنجاز خطتك اليومية ,او تخبرهم بكل حزم وصراحة أن لديك أعمال تقوم بها ولا تستطيع مشاركتهم التسلية في كل وقت .

قد يجد البعض أن مصدر تشتتهم هو استخدام الهاتف الذكي الذي يجعل من وقتهم يذهب هدرا من دون ادنى فائدة تذكر ,فقد يقرر الشخص إنجاز أعماله وتنفيذها وبنية صادقة وعزم ثم تأتي رسالة ما فينشغل بها ويتشتت تركيزه بسببها او غالبا يفتح الهاتف لكي يبحث عن شيء من اجل تنفيذ احدى المهام ,ثم يتوه بعدها وينسى لماذا فتح هاتفة وعن ماذا كان يبحث بالضبط . 

الكثير من المشتتات التي تسبب لنا حالة من التشتت والضياع عن مسار الخطة المرسومة للتنظيم الوقت وإنجاز المهام .

ولا اقصد من كلامي هذا أن  تجعل من حياتك خالية من الأصدقاء او أن تبتعد عن الهاتف تماما ولا تستخدمه ابدا ,إنما اقصده هو خلق الوعي الكافي والتوازن وضبط النفس , وانا افضل  قطع مثل هذه المشتتات  في البداية.

يستمر ذلك حتى تنغرس عادة تنظيم الوقت  فيك تماما, وتصبح أكثر تحكمية ووعي بعد ذلك سيكون من السهل عليك ضبط حياتك حتى مع وجود المشتتات.  

7.إنجاز مهمة قبل البدا بالأخرى

من الأخطاء الشائعة التي تسبب الفشل في إدارة الوقت والاستمرارية في تنظيم المهام هي بدأ مهمة  قبل إتمام الوقت المستحق للمهمة التي تسبقها. 

هذا الأمر  يجعل منك تخرج خارج اطار الخطة التي رسمتها ,بالتالي سيعطي ذلك طاقة سلبية في تنفيذ المهام الأخرى, وربما في اتفه صعوبة تتلاقاها في مهمة أخرى ستنتقل للتي تليها. وهكذا لن تشعر الا وقد الغيت تلك الخطة تماما واصابك اليأس منها.

اذا لا تنتقل لعمل قبل انتهاء الوقت المستحق للعمل الذي  يسبقه. وحتى لو احسست بعدم ملائمة العمل  في التوقيت وضعته فلا تقم بتغير مسار الخطة في منتصف التنفيذ ,بل عليك ان تكمل .

بإمكانك في نهاية اليوم أن تراجع وتعدل في مسارها من جديد.  وذلك حتى تحافظ على مسار التزامك, والطاقة الإيجابية التي يسببها هذا الالتزام.

8.لا تسعى نحو المثالية في كل شيء.

إن تعلم كيفية تنظيم الوقت ليس معناه ان تصبح كامل في كل شيء ,لان الإنسان دائما ما يحب ان يجعل من نفسة مكتملا في كل شيء يقوم به وهذه مشكلة يقع بها الكثير من الأشخاص والتي تؤدي بهم في نهاية الأمر الى فشل في إدارة الوقت وتنظيمه.

 ابدأ بخطوات صغيرة , واجعل الأمر بسيطا في البداية ,وسع اهدافك رويدا رويدا ودع الأمر يأخذ وقته ولا تستعجل إنجاز عمل وتكلف نفسك فوق طاقتها, فلن تستفيد شيء من ذلك سوى اهدار طاقتك عبثا.

فيما سبق اهم الخطوات التي تساعدك في تعلم فن إدارة الوقت وتنظيمه بشكل صحيح لكي وتذكر أن الاستمرارية في فعل الشي هي أساس النجاح فيه.

فوائد تنظيم الوقت

- زيادة الإنتاجية وإنجاز مهام بفعالية أكبر.

- زيادة الكفاءة وتحسين جودة العمل.

- يساعد على تخفيف الضغوطات والقلق والتوتر.

- التوازن بين الحياة الشخصية والحياة العملية.

- مساعد العقل على التركيز في إنجاز المهام بشكل أكبر.

- تنظيم الحياة وإزالة الفوضى والتشتت فيها.

- توفير مساحة أكبر من الأوقات المهدرة واستغلالها.

- يعزز ويقوي من تقدير الشخص لنفسة .